Dofinansowanie ZUS BHP 2027: co przygotować przed naborem

Planujesz dofinansowanie ZUS BHP 2027, czyli pieniądze z ZUS na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy w Twojej firmie. Masz na przygotowania czas do lutego? No… niekoniecznie.

Regulamin ostatniej edycji Prezes ZUS wydał 11 lutego 2026 r., niecałe dwa tygodnie przed startem naboru, a sam nabór trwał miesiąc. Dokumentów, bez których wniosek nie ma szans, takich jak pomiary z laboratorium, lepiej nie zostawiać na te ostatnie tygodnie. Pokażę Ci na dokumentach z ostatniego konkursu, kiedy spodziewać się naboru, ile punktów wystarczyło, co warto mieć gotowe już teraz i przez jakie warunki dotyczące sprzętu przepadają wydatki.

Kiedy nabór na dofinansowanie ZUS BHP 2027 i jak duża jest konkurencja?

Oficjalna nazwa to „konkurs na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej”. Ostatnia edycja ma numer 2026.01: wnioski przyjmowano od 23 lutego do 24 marca 2026 r., a projekty będą realizowane w 2027 r. (konkurs nr 2026.01 w Biuletynie Informacji Publicznej ZUS). Ten nabór jest już zamknięty.

Kolejnej edycji ZUS do dziś (14 października 2026 r.) nie ogłosił. Poprzednie nabory ruszały w lutym: w 2025 r. trwał od 10 lutego do 10 marca (konkurs nr 2025.01), a w 2024 r. od 26 lutego do 27 marca (konkurs nr 2024.01). Jeśli ZUS utrzyma ten rytm, nabór w 2027 r. wypadnie w lutym i marcu i będzie dotyczył projektów realizowanych w 2028 r. To moja prognoza, nie zapowiedź ZUS. Jeszcze w 2023 r. nabór trwał od 17 kwietnia do 18 maja (konkurs nr 2023.01), więc termin może się przesunąć.

Według regulaminu konkursu (zarządzenie Prezesa ZUS z 11 lutego 2026 r.) na projekty realizowane w 2027 r. ZUS przeznaczył 150 mln zł (§ 5 ust. 1).

Na liście rankingowej z 28 września 2026 r. jest 2510 projektów, które przeszły ocenę formalną i merytoryczną. Do dofinansowania zakwalifikowano 1366 z nich, czyli nieco ponad połowę tych, które przeszły obie oceny. To nie jest liczba wszystkich złożonych wniosków. Wnioski odrzucone wcześniej, na ocenie formalnej albo merytorycznej, na listę nie trafiają (§ 9 ust. 1).

Ta lista może się jeszcze zmienić. Gdy zwolnią się pieniądze, np. ktoś zrezygnuje z umowy, ZUS dofinansowuje kolejne wnioski z listy i publikuje jej aktualizację (§ 9 ust. 7 i 9). Listę z poprzedniej edycji, 2025.01, aktualizował trzy razy.

Ile punktów trzeba w konkursie ZUS BHP?

Wniosek może dostać najwyżej 47 punktów (§ 9 ust. 2). W edycji 2026.01 najniższy wynik wśród projektów zakwalifikowanych do dofinansowania to 27 punktów. Ale uwaga: część projektów z 27 punktami nie zmieściła się w puli na liście z 28 września. Przy równej liczbie punktów pierwszeństwo ma wniosek z wyższą kategorią ryzyka, potem z lepszą oceną efektywności, a potem oddziaływania (§ 9 ust. 4).

Skąd te 47 punktów, opisuje załącznik nr 1 do regulaminu, czyli kryteria wyboru projektów:

• kategoria ryzyka - od 1 do 12 punktów, zależnie od kodu PKD działalności objętej projektem (PKD to kod rodzaju działalności z wpisu firmy w rejestrze: w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, albo w Krajowym Rejestrze Sądowym). Nie musi to być działalność przeważająca (katalog przykładowych pytań i odpowiedzi ZUS, pytanie nr 41), ale poza tym masz tu niewielki wpływ;
• cel projektu - od 0 do 5 punktów;
• adekwatność działań, czyli czy zakupy odpowiadają zagrożeniom w Twojej firmie - od 0 do 5 punktów;
• efektywność wydatków - od 0 do 5 punktów, a ocena 3 i wyższa liczy się podwójnie;
• oddziaływanie na poprawę BHP - od 0 do 5 punktów, a ocena 3 i wyższa liczy się potrójnie.

Przykład (wymyślony): firma w kategorii ryzyka 4 dostaje 4 punkty na start. Jeśli ekspert oceni cel na 4, adekwatność na 4, efektywność na 3 (czyli 6 punktów) i oddziaływanie na 3 (czyli 9 punktów), razem wychodzi 4 + 4 + 4 + 6 + 9 = 27. Przy oddziaływaniu ocenionym na 2 zamiast 3 wniosek straciłby 7 punktów i z 27 spadłby do 20.

Drugi haczyk jest groźniejszy niż niska punktacja. Zero punktów w którymkolwiek z czterech kryteriów merytorycznych oznacza ocenę negatywną i wykluczenie z konkursu (§ 8 ust. 6). Wniosek wypada też, gdy rozwiązania są niezgodne z przepisami BHP. Wtedy reszta wniosku nie ma już znaczenia.

Za oddziaływanie ekspert patrzy m.in., czy podałeś wartości początkowe i docelowe wskaźników BHP, jak je zmierzysz i czy wynikają z planowanych zakupów (kryteria wyboru projektów, kryterium 5). Te wartości bierzesz z pomiarów i z oceny ryzyka. Dlatego od nich trzeba zacząć.

Wartości docelowych nie zawyżaj. Po projekcie powtórzysz pomiary i zrobisz ocenę ryzyka tą samą metodą co do wniosku, a na tej podstawie musisz pokazać, że osiągnąłeś wartości z wniosku (pytania nr 86 i 90).

Pomiary z akredytowanego laboratorium: zamów je przed naborem

Pomiary czynników szkodliwych i uciążliwych dołączasz do wniosku w przypadkach wymienionych w katalogu działań, czyli w liście rzeczy, które ZUS dofinansowuje (regulamin, § 6 ust. 12 pkt 9). Na przykład przy tych inwestycjach katalog działań (załącznik nr 4) wymaga m.in.:

Przy pyłach i chemii liczą się dwie serie pomiarów, wykonane z częstotliwością, jaką wyznaczają przepisy o badaniach czynników szkodliwych. Jeśli przedostatnich pomiarów nie masz, dołączasz oświadczenie z wyjaśnieniem i uzasadnieniem (katalog, pkt 13).

Samym opisem, bez badań, projektu nie uzasadnisz (katalog pytań i odpowiedzi ZUS, pytanie nr 89). ZUS zakłada też, że jeśli Twoi pracownicy są narażeni na czynniki szkodliwe, aktualne pomiary już masz, bo wymaga ich Kodeks pracy (pytania nr 85 i 89). Laboratorium sprawdzisz w wykazie Polskiego Centrum Akredytacji.

Brak dokumentu w złożonym wniosku można poprawić tylko raz: w 14 dni od wezwania i wyłącznie w zakresie, który ZUS w nim wskaże (§ 7 ust. 1 i 2). Jeśli po poprawce ZUS znajdzie kolejny brak, wniosek wypada (§ 7 ust. 13). Lepiej nie liczyć na tę drugą szansę.

Ocena ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska w projekcie

Ocenę ryzyka zawodowego dołączasz dla wszystkich stanowisk objętych projektem (§ 6 ust. 12 pkt 8). Jakie elementy musi zawierać i kto może ją przygotować, opisałam we wpisie Dofinansowanie ZUS na BHP dla jednoosobowej firmy: warunki i obowiązki. Tu ważniejsze jest co innego: ocena ryzyka to podstawa punktów za adekwatność.

Ekspert Centralnego Instytutu Ochrony Pracy (CIOP), który ocenia wniosek, nie sprawdza tylko, czy zakup jest w katalogu. Ocenia, czy proponowane działania pasują do poziomu zagrożeń u Ciebie i czy dadzą zakładaną poprawę (kryteria wyboru projektów, kryterium 3). ZUS pisze wprost: „nie dofinansowujemy zakupów poszczególnych urządzeń i instalacji, ale projekty poprawy istniejących warunków pracy” (pytanie nr 39).

Kolejność ma więc znaczenie: najpierw zagrożenie udokumentowane w ocenie ryzyka i w pomiarach, dopiero potem lista zakupów. Przekroczenie norm nie jest przy tym warunkiem. Wystarczy, że dokumenty pokazują obszary, w których warunki pracy trzeba poprawić (pytanie nr 92).

Jakie warunki musi spełnić sprzęt w konkursie ZUS?

Te warunki ZUS i ekspert sprawdzają już przy ocenie wniosku. Brak oświadczenia w ofercie albo wymaganej oceny obciążenia to brak formalny, który poprawiasz raz, na wezwanie (§ 7). Pozycję niezgodną z katalogiem ekspert wykreśla z budżetu, a jeśli po wykreśleniach dofinansowanie spadnie poniżej 15 000 zł, wypada cały wniosek (§ 8 ust. 5 i 7). Uwzględnij te warunki w ofertach i we wniosku:

• sprzęt fabrycznie nowy - oferta musi to potwierdzać, a rok produkcji nie może być wcześniejszy niż rok poprzedzający złożenie wniosku, chyba że dostawca oświadczy, że wyprodukuje sprzęt po zamówieniu (§ 6 ust. 12 pkt 13 lit. d i e);
• osłony tylko do starszych maszyn - osłony i urządzenia ochronne z pkt 1 katalogu przysługują tylko do maszyn używanych w firmie co najmniej 3 lata przed dniem złożenia wniosku. Co jeszcze przy maszynach przejdzie, a co nie, opisałam we wpisie Dofinansowanie ZUS na BHP a zakup maszyny: co z katalogu przejdzie, a co nie;
• ergonomia z oceną obciążenia - przy sprzęcie do przenoszenia ciężarów, wózkach z napędem elektrycznym i stołach z regulacją (pkt 19, 20 i 21) dołączasz ocenę obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego według załącznika nr 8 do regulaminu.

Dwa kolejne warunki wynikają z umowy z ZUS i liczą się dopiero przy realizacji projektu. Złamanie ich oznacza wydatek niekwalifikowany przy rozliczeniu:

• bez leasingu - zakup w leasingu, najmie z wykupem albo na podobnej umowie nie zostanie uznany (pytanie nr 63);
• zakup dopiero po umowie - w edycji 2026.01 sprzęt można kupić po podpisaniu umowy, nie wcześniej niż 1 stycznia 2027 r., a faktura z wcześniejszą datą sprzedaży się nie liczy (pytanie nr 102). Dlatego teraz przygotowujesz dokumenty, a nie kupujesz.

Do tego dochodzi czas. Projekt ma trwać od 3 do 6 miesięcy (§ 5 ust. 10), a ekspert ocenia, czy harmonogram pasuje do planowanych działań. Kwota z wniosku nie wzrośnie ani w trakcie konkursu, ani po podpisaniu umowy, więc ryzyko wzrostu cen między ofertą a zakupem ponosisz Ty (pytanie nr 109).

Ile wynosi dofinansowanie z ZUS na BHP i jak dopasować do niego oferty?

Oferty zbieraj tak, żeby budżet zmieścił się w limitach. ZUS dokłada najwyżej 80% szacowanej wartości projektu, nie więcej niż 345 000 zł na działania inwestycyjne albo 350 000 zł, gdy projekt obejmuje też działania doradcze, z czego na doradztwo najwyżej 5 000 zł (§ 5 ust. 4 i 6). Wnioskować trzeba o co najmniej 15 000 zł (§ 5 ust. 2), a wszystkie kwoty liczy się brutto (§ 5 ust. 7).

Część punktów katalogu ma własne limity, np. 60 000 zł dofinansowania na sprzęt do przenoszenia ciężarów (pkt 19) albo 40 000 zł na środki ochrony indywidualnej (pkt 24). Limit dotyczy wszystkich zakupów z danego punktu razem (pytanie nr 68). Jeden projekt może za to łączyć działania z różnych punktów (§ 5 ust. 8), a kwoty z różnych punktów się sumują (pytanie nr 62). Na przykład sprzęt do przenoszenia ciężarów (pkt 19) i wózek z napędem elektrycznym (pkt 20) to razem do 120 000 zł dofinansowania, nadal w granicach 80% wartości i 345 000 zł.

Najczęstsze pytania o konkurs ZUS BHP 2027

Pamiętaj

Jeśli celujesz w dofinansowanie ZUS BHP 2027, najwięcej czasu przed naborem zajmą dokumenty, które pokazują zagrożenia: ocena ryzyka dla każdego stanowiska i pomiary z akredytowanego laboratorium. Zrób je teraz, a listę zakupów i oferty dopasuj do nich po ogłoszeniu regulaminu.

Jeśli chcesz, żebyśmy przed naborem przejrzeli z Tobą dokumenty i ułożyli projekt pod punktację, zajrzyj na stronę Dotacje z ZUS na poprawę BHP.