Dofinansowanie ZUS na BHP dla jednoosobowej firmy: warunki i obowiązki

Prowadzisz jednoosobową firmę, masz jednego pracownika albo nie masz żadnego, i słyszysz, że ZUS dokłada do 80% pieniędzy na poprawę BHP, czyli bezpieczeństwa i higieny pracy. Łatwo założyć, że to pieniądze dla fabryk. No dobra, ale czy dofinansowanie ZUS na BHP dla jednoosobowej firmy w ogóle istnieje?

Istnieje. ZUS nie patrzy na to, czy jesteś spółką, czy JDG, czyli jednoosobową działalnością gospodarczą. Patrzy na składki. Pokażę Ci na regulaminie konkursu i na odpowiedziach samego ZUS, kto może startować, co Cię wyklucza na starcie, jaka jest minimalna kwota dofinansowania, jakiej oceny ryzyka wymaga ZUS i czego pilnuje przez 3 lata po zakończeniu projektu.

Kto może startować w konkursie ZUS na BHP? Liczy się składka wypadkowa

W dokumentach ZUS szukaj nazwy „konkurs na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej”, bo tak brzmi oficjalna nazwa dofinansowania. Najnowsza edycja, jaką ZUS opublikował (stan na 14 października 2026 r.), ma numer 2026.01 i dotyczy projektów realizowanych w 2027 r. (konkurs nr 2026.01 w Biuletynie Informacji Publicznej ZUS). Na niej opieram cały ten wpis.

Wnioskodawcą jest płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe (regulamin konkursu, § 1 ust. 1 pkt 18 i 29). Forma prawna firmy, branża i liczba pracowników nie decydują o prawie startu. Branża, a dokładniej kategoria ryzyka przypisana do kodu PKD, czyli kodu rodzaju działalności z wpisu w CEIDG, wpływa dopiero na punktację wniosku (pytanie nr 42). ZUS pisze wprost, że wniosek może złożyć każdy płatnik składek, który spełnia warunki z art. 37d ustawy wypadkowej, czyli ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (katalog przykładowych pytań i odpowiedzi ZUS, pytanie nr 11).

Nie ma też minimalnego czasu płacenia składek. Firma, która płaci je od miesiąca, formalnie może startować (pytania nr 28 i 29). To inaczej niż w dotacjach z LGD i z urzędu pracy, gdzie liczy się staż firmy. Jak liczą go te instytucje, wyjaśniłam we wpisie Dotacja na rozwój firmy, która działa krótko: kiedy LGD, a kiedy PUP.

Próg czasowy ma też Krajowy Fundusz Szkoleniowy: na kurs dla siebie potrzebujesz 6 miesięcy składek na Fundusz Pracy przed wnioskiem, co przy uldze na start bywa problemem. Wyjaśniłam to we wpisie KFS dla jednoosobowej działalności gospodarczej: 90% na kurs dla siebie, warunki i limit.

Spółka cywilna bez pracowników nie jest płatnikiem składek i sama nie wystartuje. Wniosek mogą złożyć jej wspólnicy, każdy jako osoba prowadząca działalność, jeśli płaci składki przynajmniej za siebie (pytanie nr 25).

Czy dofinansowanie ZUS na BHP dla jednoosobowej firmy wymaga zatrudniania pracowników?

Nie. JDG bez pracowników może startować, jeśli właściciel odprowadza za siebie składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (pytania nr 23 i 24). ZUS dodaje przy tym zastrzeżenie: część przepisów BHP nie obowiązuje osoby pracującej samodzielnie, ale żeby wziąć udział w konkursie, i tak musisz spełnić wymogi BHP z regulaminu.

JDG z pracownikiem tym bardziej może startować, bo płaci składki za pracownika. Rodzaj umowy nie ma znaczenia. Pracownik na umowie zlecenie się liczy, o ile odprowadzasz za niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (pytanie nr 26).

Problem pojawia się, gdy z firmy nie płynie składka społeczna. W katalogu pytań i odpowiedzi ZUS opisuje dwie takie sytuacje:

• Ulga na start. To ulga, która na mocy ustawy zwalnia nowego przedsiębiorcę ze składek na ubezpieczenia społeczne. Jeśli korzystasz z niej i nie płacisz składek na ubezpieczenia społeczne, a płacisz tylko zdrowotną, nie spełniasz warunku i nie możesz ubiegać się o dofinansowanie (pytanie nr 30).
• Etat u innego pracodawcy. Jeśli masz etat i z tego powodu nie płacisz składek społecznych z firmy, w rozumieniu ustawy wypadkowej nie jesteś płatnikiem składek. Wyjątek: gdy płacisz je z firmy dobrowolnie (pytanie nr 22).

Obie odpowiedzi ZUS dotyczą składek samego właściciela i nie wspominają o pracownikach. Jeśli w takiej sytuacji zatrudniasz pracownika i płacisz za niego składki, jesteś płatnikiem składek, a to jest warunek udziału w konkursie (pytanie nr 11). To mój wniosek z definicji płatnika w regulaminie, bo ZUS nie opisał tego przypadku osobno.

Co wyklucza firmę na starcie: zaległości, upadłość i poprzednie dofinansowanie

Regulamin wymienia pięć warunków formalnych i trzeba spełnić wszystkie naraz (§ 6 ust. 1):

Uważaj na terminy. Brak zaległości w ZUS musi być spełniony w dniu sprawdzenia, a ZUS może sprawdzać go kilka razy w trakcie konkursu. Pozostałe warunki liczą się na dzień złożenia wniosku (§ 6 ust. 3 i 4). Zaległości w ZUS są sprawdzane jeszcze raz przed podpisaniem umowy (§ 11 ust. 6). Zaległość, która pojawi się już po złożeniu wniosku, też może Cię wyeliminować.

Brak zaległości podatkowych potwierdzasz zaświadczeniem z urzędu skarbowego z datą stanu nie wcześniejszą niż miesiąc przed złożeniem wniosku (§ 6 ust. 12 pkt 7). A jeśli masz zaległość w ZUS rozłożoną na raty i spłacasz ją zgodnie z umową, ZUS traktuje Cię tak, jakbyś zaległości nie miał (pytanie nr 31).

Warunek 3 lat dotyczy tylko firm, które z ZUS podpisały umowę i dostały pieniądze. Jeśli Twój poprzedni wniosek odpadł na ocenie formalnej albo dostał ocenę negatywną, możesz startować w kolejnym konkursie. Jeśli realizujesz projekt teraz, 3 lata liczysz od wypłaty drugiej transzy, czyli drugiej i ostatniej części dofinansowania, którą ZUS przelewa po odbiorze projektu, albo od zwrotu ostatniej kwoty, jeśli ZUS zażądał zwrotu (pytanie nr 14).

Tylko istniejące stanowiska: czego ZUS pilnuje przez 3 lata po odbiorze

Konkurs służy poprawie warunków pracy na stanowiskach, które już działają. Nie dostaniesz dofinansowania na stanowisko, które dopiero zamierzasz utworzyć, ani na budynek, który jest w budowie (pytanie nr 33). Do wniosku dołączasz dokumenty, które pokazują, co w firmie trzeba poprawić, na przykład ocenę ryzyka zawodowego, a pomiary tam, gdzie wymaga ich katalog działań, czyli lista rzeczy, które ZUS dofinansowuje (załącznik nr 4 do regulaminu; pytania nr 38, 89 i 91).

Po zakończeniu projektu zaczyna się okres trwałości, czyli 3 lata od dnia, w którym przedstawiciel ZUS zatwierdzi odbiór projektu (wzór umowy o dofinansowanie, § 1 pkt 14). Przez ten czas musisz między innymi (§ 9 ust. 1):

• pozostać płatnikiem składek i nie mieć zaległości w ZUS;
• utrzymać liczbę osób na stanowiskach objętych projektem na poziomie podobnym do stanu z dnia odbioru;
• utrzymać warunki pracy co najmniej na poziomie z dnia odbioru;
• zachować własność kupionego sprzętu i używać go zgodnie z celem.

W małej firmie najbardziej boli zawieszenie działalności. ZUS odpowiada wprost, że zawieszenie przerywa okres trwałości i może skończyć się wypowiedzeniem umowy (pytanie nr 106). Wypowiedzenie oznacza zwrot całego dofinansowania z odsetkami ustawowymi w ciągu 30 dni od wezwania (wzór umowy, § 12 ust. 1 pkt 8 i ust. 2).

Podobne ryzyko jest przy pracowniku. Jeśli projekt obejmował jego stanowisko, a Ty po odbiorze przestaniesz kogokolwiek na nim zatrudniać, trudno będzie wykazać zatrudnienie „na poziomie podobnym do stanu na dzień odbioru projektu”, o którym ZUS pisze w odpowiedzi na pytanie nr 26 i którego wymaga § 9 umowy. Zanim złożysz wniosek, zastanów się, czy przez kolejne 3 lata utrzymasz firmę i to stanowisko.

Ocena ryzyka zawodowego i minimum 15 000 zł dofinansowania

Do wniosku dołączasz ocenę ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska objętego projektem (regulamin, § 6 ust. 12 pkt 8). ZUS nie wymaga konkretnej metody, ale ocena musi zawierać elementy z załącznika nr 7 do regulaminu: m.in. opis stanowiska, maszyn i wykonywanych czynności, listę zagrożeń, oszacowanie ryzyka i zalecenia. Jeśli Twoja obecna ocena nie ma wszystkich elementów, wystarczy ją zaktualizować (pytanie nr 86).

Ocenę może przygotować każda osoba, której to zlecisz, bez specjalnych uprawnień, ale z wiedzą w tym zakresie. Najczęściej robi to specjalista do spraw BHP (pytanie nr 88). Po zakończeniu projektu ocenę robisz jeszcze raz, tą samą metodą, i dołączasz ją do sprawozdania końcowego (pytanie nr 86).

Druga bariera to kwota. Minimalne dofinansowanie to 15 000 zł, a wniosek na mniejszą kwotę nie jest rozpatrywany (§ 5 ust. 2 i 3). ZUS dokłada najwyżej 80% wartości projektu, a kwoty liczy się brutto (§ 5 ust. 4 i 7). Projekt musi więc być wart co najmniej 18 750 zł brutto, bo 80% z 18 750 zł to dokładnie 15 000 zł.

Przy małym warsztacie z jednym stanowiskiem same osłony czy środki ochrony mogą nie dobić do tego progu. A jeśli ekspert Centralnego Instytutu Ochrony Pracy, który ocenia wniosek, wykreśli pozycje spoza katalogu działań i dofinansowanie spadnie poniżej 15 000 zł, wniosek wypada z konkursu (§ 8 ust. 7). Co ZUS finansuje, a czego nie, opisałam we wpisie Dofinansowanie ZUS na BHP a zakup maszyny: co z katalogu przejdzie, a co nie.

Najczęstsze pytania o dofinansowanie ZUS na BHP dla JDG

Pamiętaj

Zanim zaczniesz zbierać oferty, sprawdź trzy rzeczy: czy z firmy płyną składki społeczne, czy nie masz zaległości w ZUS i w urzędzie skarbowym i czy przez 3 lata po odbiorze utrzymasz firmę i stanowisko. Jeśli na któreś z tych pytań odpowiadasz „nie wiem”, wyjaśnij to przed kolejnym naborem, a nie w trakcie.

Co przygotować przed kolejnym naborem, od pomiarów z laboratorium po ocenę ryzyka, i ile punktów wystarczyło w ostatniej edycji, opisałam we wpisie Dofinansowanie ZUS BHP 2027: co przygotować przed naborem.

A jeśli chcesz, żebyśmy sprawdzili z Tobą warunki i przygotowali wniosek na kolejny nabór, zajrzyj na stronę Dotacje z ZUS na poprawę BHP.