Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026: warunki, limity i nabór

Chcesz wysłać pracownika na kurs, zrobić studia podyplomowe albo sam zdobyć nowe uprawnienia i słyszysz, że część kosztów może pokryć urząd pracy. Może. Pieniądze na to pochodzą z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, w skrócie KFS.

W 2026 roku Krajowy Fundusz Szkoleniowy działa według ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (art. 125-133) z 2025 r. i nowego rozporządzenia w sprawie KFS, które obowiązuje od 1 grudnia 2025 r. Część zasad z poprzednich lat już nie obowiązuje. Poniżej masz to, co dziś mówią przepisy: kogo przeszkolisz, jakie warunki musi spełnić firma, ile dopłaci urząd i jak wygląda nabór.

Kogo przeszkolisz z KFS w 2026 roku?

Wniosek składa firma, a z kształcenia może skorzystać czterech rodzajów osób (art. 125 ust. 10 ustawy):

• pracownicy, bez względu na rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu,
• sam pracodawca,
• osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą,
• osoby, które pracują dla firmy na umowie zlecenia albo o dzieło.

Ważna nowość: właściciel jednoosobowej firmy bez żadnych pracowników może złożyć wniosek i przeszkolić… sam siebie. Wytyczne ministerstwa dla urzędów pracy na 2026 rok mówią wprost, że z KFS korzystają teraz także osoby prowadzące jednoosobową działalność i osoby na umowach cywilnoprawnych.

Według tych samych wytycznych kształcenie musi być bezpośrednio związane z pracą tej osoby: z jej obowiązkami na stanowisku, potrzebami firmy albo planami zatrudnienia. Kurs „dla siebie”, niezwiązany z tym, czym się zajmujesz, nie przejdzie.

Ile realnie dostaniesz, gdy szkolisz tylko siebie, i co z ulgą na start w ZUS, opisałam we wpisie KFS dla jednoosobowej działalności gospodarczej: 90% na kurs dla siebie, warunki i limit.

KFS warunki: składki, zaległości i de minimis

Zanim zaczniesz szukać kursu, sprawdź, czy Twoja firma w ogóle może dostać pieniądze z Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Przepisy (ustawa i rozporządzenie) stawiają cztery warunki:

• 6 miesięcy składek na Fundusz Pracy bezpośrednio przed złożeniem wniosku albo zwolnienie z ich opłacania z mocy prawa (art. 125 ust. 8),
• brak zaległości w podatkach, ZUS, KRUS i wpłatach na PFRON, a do tego firma nie może być w likwidacji, upadłości ani pod zarządem komisarycznym (art. 125 ust. 9),
• czysta historia z KFS: w ciągu ostatnich 3 lat firma nie naruszyła rażąco żadnej umowy o środki KFS zawartej z tym samym powiatowym urzędem pracy (formalnie umowę podpisuje starosta, art. 125 ust. 9),
• wolny limit pomocy de minimis. De minimis to pomoc publiczna dla firm o ograniczonej wartości. Łącznie możesz jej dostać najwyżej równowartość 300 tys. euro w ciągu 3 lat (rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831, art. 3), a do wniosku dołączasz zaświadczenia albo oświadczenie o pomocy, którą już dostałeś (§ 2 i § 7 rozporządzenia).

Co z firmą na uldze na start albo na preferencyjnym ZUS?

Tu jest haczyk dla młodych firm. Kto korzysta z ulgi na start albo płaci preferencyjne składki ZUS, nie płaci składki na Fundusz Pracy (tak opisuje to biznes.gov.pl). Czy więc spełnia warunek 6 miesięcy składek?

Problem dotyczy przede wszystkim właściciela bez pracowników. Jeśli przez ostatnie 6 miesięcy zatrudniałeś kogoś na umowę o pracę z pensją co najmniej minimalną, zwykle płaciłeś za niego składkę na Fundusz Pracy. Art. 125 ust. 8 mówi o składkach opłacanych przez firmę, więc wtedy warunek powinien być spełniony. Dla pewności potwierdź to w urzędzie.

Ustawa dopuszcza osoby „zwolnione z opłacania z mocy prawa”. Nie znalazłam jednak oficjalnego stanowiska ministerstwa, które mówiłoby, czy urzędy mają tak traktować przedsiębiorcę na uldze na start albo na preferencyjnych składkach. Jeśli to Twoja sytuacja, zapytaj o to swój powiatowy urząd pracy, zanim zaczniesz przygotowywać wniosek. Najlepiej na piśmie albo mailem, żeby mieć odpowiedź czarno na białym.

Ile dopłaci urząd? Do 90% albo do 70% kosztów

Wysokość dofinansowania zależy od tego, ile osób zatrudniasz w dniu złożenia wniosku, w przeliczeniu na pełne etaty (art. 126):

• firma bez pracowników albo do 9 etatów: do 90% kosztów, roczny limit na firmę to 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia,
• powyżej 9 do 49 etatów: do 70% kosztów, limit roczny 8-krotność,
• powyżej 49 do 249 etatów: do 70% kosztów, limit roczny 12-krotność,
• powyżej 249 etatów: do 70% kosztów, limit roczny 14-krotność.

Do tego w każdej firmie obowiązuje limit na jednego uczestnika: 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku. Resztę kosztów, czyli co najmniej 10% albo 30%, dopłacasz sam.

Przykład: prowadzisz firmę z 5 pracownikami na pełnym etacie. Urząd pokryje do 90% kosztu każdego kursu, ale w całym roku dostaniesz najwyżej 4 przeciętne wynagrodzenia. Jeśli każdy uczestnik wykorzysta pełny limit na osobę (2 przeciętne wynagrodzenia), w roku zmieszczą się tylko 2 osoby. W firmie z 30 etatami limit roczny to 8 przeciętnych wynagrodzeń, czyli przy pełnym limicie na osobę 4 uczestników.

Uwaga przy liczeniu etatów: według tych samych wytycznych ministerstwa nie wliczasz właściciela, osób na zleceniu i o dzieło, praktykantów ani stażystów. Liczą się pracownicy na umowie o pracę, także ci na urlopie macierzyńskim, wychowawczym albo bezpłatnym.

Wydatki wyłączone z KFS i zwrot dofinansowania

Z KFS urząd może zapłacić za kursy i szkolenia, egzaminy i certyfikaty, studia podyplomowe, badania lekarskie i psychologiczne potrzebne do nauki albo pracy po niej oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na czas kształcenia (art. 125 ust. 11). Ustawa wymienia też trzy rzeczy, na które pieniędzy nie dostaniesz (art. 125 ust. 12):

• kształcenie rozpoczęte przed podpisaniem umowy z urzędem. Zapisałeś się, kurs ruszył, a umowy jeszcze nie ma? Za ten kurs KFS już nie zapłaci,
• kształcenie, które pracodawca i tak musi zapewnić na podstawie innych przepisów, np. obowiązkowe szkolenia BHP,
• kształcenie, które ktoś już sfinansował z innych pieniędzy publicznych.

Nie kupisz też kursu, egzaminu ani studiów od podmiotu powiązanego z Tobą osobowo lub kapitałowo. Chodzi o wspólną spółkę cywilną lub osobową, udziały albo co najmniej 5% akcji, funkcję w zarządzie lub radzie nadzorczej, prokurę albo pełnomocnictwo, a także każdy inny układ, który budzi uzasadnione wątpliwości co do bezstronności wyboru (art. 129).

Przez 3 miesiące od ukończenia kursu musisz utrzymać zatrudnienie albo umowę z przeszkoloną osobą. Nie odpowiadasz za to m.in. wtedy, gdy pracownik sam rozwiąże umowę, stosunek pracy wygaśnie z mocy prawa (np. po 3 miesiącach tymczasowego aresztowania pracownika, art. 66 Kodeksu pracy; zwykły koniec umowy na czas określony to rozwiązanie umowy, art. 30 § 1 pkt 4, a nie wygaśnięcie) albo rozwiążesz umowę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 lub 53 Kodeksu pracy (dyscyplinarnie albo np. z powodu długiej choroby). Jeśli szkoliłeś siebie, przez ten czas nie możesz zawiesić ani zamknąć działalności. Kto tego nie dotrzyma, przez rok od zakończenia kursu nie dostanie nowego dofinansowania z KFS (art. 127).

Pieniądze wydane na danego uczestnika oddajesz w 30 dni od wezwania, z odsetkami ustawowymi, gdy ta osoba bez uzasadnionej przyczyny nie zacznie albo nie skończy kursu, nie podejdzie do egzaminu lub wymaganych badań, gdy wydasz środki niezgodnie z umową albo gdy nie dotrzymasz tych 3 miesięcy (art. 131).

Firma szkoleniowa musi być w Bazie Usług Rozwojowych

To nowy wymóg, obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Szkolenie finansowane z KFS może prowadzić tylko firma wpisana do Bazy Usług Rozwojowych (BUR), którą prowadzi Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (art. 128 ust. 2). Wymóg dotyczy szkoleń, nie studiów podyplomowych ani egzaminów.

Dlatego kolejność jest odwrotna, niż podpowiada intuicja. Nie zaczynasz od wymarzonego kursu, tylko od sprawdzenia, kto go prowadzi:

Wyboru firmy dokonujesz zgodnie z zasadami konkurencyjności, równego traktowania i przejrzystości (art. 128 ust. 1). We wniosku musisz ten wybór uzasadnić (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia). Po kursie rozliczasz się z urzędem m.in. dokumentami księgowymi z potwierdzeniem zapłaty i zaświadczeniami o ukończeniu kształcenia (§ 6 rozporządzenia).

Wniosek KFS i nabór: praca.gov.pl, terminy i ocena

Wniosek składasz tylko elektronicznie, przez swoje konto na praca.gov.pl, do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby firmy albo miejsca prowadzenia działalności (art. 126 ust. 4). Od 2026 roku wzór wniosku jest jeden dla całego kraju. Papierowej wersji urząd nie przyjmie.

Wniosek o środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego złożysz tylko w czasie naboru. Rozporządzenie mówi, że urząd ogłasza nabór na swojej stronie co najmniej 10 dni roboczych przed jego rozpoczęciem, a sam nabór trwa co najmniej 5 dni roboczych (§ 3). Jeśli we wniosku czegoś brakuje, urząd daje od 7 do 14 dni na uzupełnienie. Po tym terminie wniosek zostaje bez rozpatrzenia.

Liczy się punktacja, a nie kolejność zgłoszeń, co podkreślają wytyczne ministerstwa. Urząd ocenia (art. 125 ust. 13):

• czy szkolenie pasuje do priorytetów na dany rok,
• czy to, czego uczestnik się nauczy, odpowiada potrzebom lokalnego lub regionalnego rynku pracy,
• czy cena nie odbiega od podobnych ofert na rynku.

KFS priorytety 2026

Ministerstwo ustaliło na ten rok cztery priorytety. Przy dwóch z nich wytyczne wymagają dowodu:

• zarządzanie i komunikacja w firmie oparte na przeciwdziałaniu mobbingowi i dyskryminacji oraz na dialogu z pracownikami,
• zawody deficytowe w Twoim powiecie lub województwie. Musisz wykazać, że zawód jest deficytowy, np. na podstawie „Barometru zawodów” (corocznej prognozy urzędów pracy, w jakich zawodach brakuje ludzi) albo danych urzędu,
• szkolenia związane z wprowadzeniem w firmie nowych maszyn, procesów, technologii lub narzędzi, zwłaszcza cyfrowych, AI i tzw. zielonych. Urząd oczekuje dowodu, że nowość kupiłeś lub wdrożyłeś w ciągu roku przed wnioskiem albo zrobisz to w ciągu 3 miesięcy po nim. Sam kurs „z AI” bez takiej zmiany w firmie tu nie wystarczy,
• usługi zdrowotne i opiekuńcze (dla firm, których kod działalności PKD to 86, 87 lub 88, czyli opieka zdrowotna i pomoc społeczna) oraz członkowie i pracownicy spółdzielni socjalnych i przedsiębiorstw społecznych.

Do tego dochodzą priorytety wojewódzkie i powiatowe. Wnioski spoza priorytetów urząd rozpatruje dopiero wtedy, gdy zostaną mu pieniądze po wnioskach priorytetowych.

Pieniądze z KFS pod koniec 2026 roku i nabory na 2027

To moja obserwacja z praktyki, a nie zapis z przepisów: pod koniec września wiele urzędów ma już rozdane pieniądze z KFS na 2026 rok. Nie wszystkie: na październik część urzędów ogłosiła jeszcze nabory, np. „Lublin: od 05.10.2026 rusza nabór na dofinansowanie szkoleń z KFS” albo „Świdnik: od 07.10.2026 rusza nabór na dofinansowanie szkoleń z KFS”. Ustawa przewiduje też rezerwę KFS (art. 288): pieniądze, których urzędy nie wykorzystają, jesienią wracają do ministra, a on rozdziela je na wnioski powiatów, więc dodatkowe nabory mogą się jeszcze pojawić. Według wytycznych ministerstwa kurs opłacony z puli na 2026 rok może w uzasadnionych przypadkach zacząć się nawet do końca lutego 2027 r. Jeśli w Twoim urzędzie pieniędzy już nie ma, realnie patrz na nabory na 2027 rok. Urzędy zwykle ogłaszają je na początku roku, a ministerstwo opublikowało już priorytety KFS na 2027 rok. Termin naboru sprawdzasz zawsze na stronie swojego urzędu.

Najczęstsze pytania o Krajowy Fundusz Szkoleniowy

Zanim złożysz wniosek

Pamiętaj o kolejności: najpierw warunki firmy (składki, zaległości, de minimis), potem firma szkoleniowa z BUR i porównanie ofert, a dopiero na końcu wniosek w naborze. Kurs startuje po podpisaniu umowy, nigdy przed.

Jeśli chcesz, żeby ktoś sprawdził to z Tobą i przygotował wniosek pod priorytety Twojego urzędu, zajrzyj na stronę Dotacje na szkolenia i napisz do nas. Podaj urząd i rodzaj szkolenia, a sprawdzę ogłoszenie i regulamin naboru, bo urzędy często dokładają własne wymagania.