Wniosek o dofinansowanie z urzędu pracy do poprawy: specyfikacja i VAT

Przychodzi pismo z urzędu pracy: wniosek do poprawy, netto w specyfikacji wydatków się nie zgadza. Siadasz, dzielisz wszystkie kwoty przez 1,23 i… wychodzi dokładnie to samo, co urząd właśnie zakwestionował.

Wniosek o dofinansowanie z urzędu pracy często wraca do poprawy przez liczby, a nie przez pomysł na firmę. Ostatnio poprawiałam z klientką taki wniosek po wezwaniu i zebrałam tu wszystko, co trzeba było w nim zmienić.

Dowiesz się, jak policzyć netto, gdy w zakupach są różne stawki VAT, co zrobić z pozycją zbiorczą i z pozycją skreśloną przez urząd, jak ustalić kwotę wnioskowaną i jak oddać korektę, żeby nie wróciła drugi raz.

Dlaczego urząd odsyła wniosek przez złe netto?

Bo to błąd w wyliczeniach, a przy błędach rachunkowych i oczywistych pomyłkach urząd wzywa do poprawy, zanim odpowie na wniosek. Według rozporządzenia w sprawie wniosków o dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej (§ 3 ust. 4) przy brakach, błędach rachunkowych i oczywistych pomyłkach starosta (w praktyce w jego imieniu działa powiatowy urząd pracy) wzywa Cię do uzupełnienia albo poprawienia wniosku. Termin wyznacza urząd, nie krótszy niż 7 dni.

Typowy błąd wygląda tak: cały koszyk zakupów przeliczony na netto przez 1,23, jakby wszystko miało VAT 23%. Tymczasem książki drukowane, także fachowe, mają zwykle 5%. W wierszu, w którym jest choć jedna książka, netto wychodzi wtedy za niskie, a VAT za wysoki.

Przykład z okrągłymi liczbami, w złotych: w jednym wierszu masz książkę za 105,00 brutto i sprzęt za 246,00 brutto.

Różnica to kilkanaście złotych, ale w specyfikacji wydatków nie ma „mniej więcej”. Jeden źle policzony wiersz psuje sumę netto całej tabeli, a za nią wszystkie miejsca we wniosku, w których ta suma się powtarza.

Podział na netto i VAT wróci też po otrzymaniu pieniędzy. Rozliczenie dofinansowania robisz z faktur, z wyszczególnieniem cen brutto, kwot VAT i cen netto (§ 4 ust. 4 tego samego rozporządzenia). Lepiej, żeby wniosek był policzony tak samo.

Jak obliczyć netto z brutto, gdy w koszyku są dwie stawki VAT?

Najpierw ustalasz stawkę każdej pozycji, dopiero potem liczysz. Stawkę sprawdzisz na karcie produktu w sklepie internetowym (niektóre sklepy podają ją przy cenie albo w opisie produktu) albo na fakturze proforma od sprzedawcy (to oferta w formie faktury, wystawiana przed zapłatą).

Proformy zbieraj jeszcze przed naborem, bo w części urzędów dają punkty, a o tym, co jeszcze warto załatwić wcześniej, piszę we wpisie Dotacja z urzędu pracy: co załatwić, zanim urząd ogłosi nabór.

Ogólna zasada jest prosta:

• netto = brutto podzielone przez 1,23 dla stawki 23%,
• netto = brutto podzielone przez 1,05 dla stawki 5%,
• VAT = brutto minus netto.

Stawka 5% dla drukowanych książek wynika z art. 41 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług i z poz. 19 załącznika nr 10 do tej ustawy, a 23% z jej art. 146ef ust. 1 pkt 1. Mimo to nie zgaduj. Załącznik ma swoje wyjątki, a stawkę na fakturze ustala sprzedawca, więc do wniosku bierzesz tę, którą pokazuje karta produktu albo proforma.

Jak obliczyć VAT z kwoty brutto przy kilku stawkach? Osobno dla każdej stawki, a dopiero potem sumujesz wiersz. Jeśli w jednym wierszu są rzeczy z 5% i z 23%, policz netto oddzielnie dla obu grup i dopiero wtedy dodaj je do siebie. Przy kilku pozycjach w tej samej stawce może wyjść grosz różnicy względem faktury, bo na fakturze VAT podaje się od sumy wartości netto w każdej stawce (art. 106e ust. 1 pkt 14 ustawy o VAT). Wtedy trzymaj się kwot z proformy.

Kilka rzeczy w jednym wierszu specyfikacji. Jak to opisać?

Pozycja zbiorcza, czyli kilka drobnych zakupów w jednym wierszu specyfikacji wydatków, jest wygodna, bo druk ma ograniczoną liczbę wierszy. Urzędnik musi jednak zobaczyć, skąd wzięła się kwota.

Najprościej dołączyć wydruk koszyka ze sklepu albo proformy i przy każdej rzeczy dopisać numer wiersza ze specyfikacji, do którego ona należy. Pod spodem dodaj małą tabelkę: netto, VAT i brutto osobno dla każdej stawki oraz suma, która ma się zgadzać z wierszem we wniosku.

Urzędnik ma porównać kwotę z wiersza z załącznikiem w kilka sekund, bez kalkulatora. Jeśli musi liczyć sam, a coś mu się nie zgodzi, możesz dostać kolejne wezwanie.

Gdy w druku zostały wolne wiersze, możesz też rozbić pozycję zbiorczą na dwie, na przykład według rodzaju rzeczy. Wtedy każdy wiersz jest prostszy, a załącznik krótszy.

Urząd skreślił pozycję. Czym ją zastąpić?

Zdarza się, że urząd w wezwaniu każe usunąć jakąś pozycję, na przykład usługę, i dołożyć w jej miejsce sprzęt. Przepisy pozwalają sfinansować z dofinansowania także usługi, w tym pomoc prawną, konsultacje i doradztwo (§ 2 ust. 1 i ust. 3 pkt 9 rozporządzenia). Starosta może jednak przyznać pieniądze, a nie musi (art. 147 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia), więc o tym, co ostatecznie zostaje w specyfikacji, decyduje urząd.

Przy usługach liczy się też sama nazwa pozycji. Jak ją opisać, żeby urzędnik nie musiał zgadywać, co kupujesz, pokazałam we wpisie Dokumentacja RODO w specyfikacji wydatków: kiedy urząd pracy ją uzna.

Na zamianę wybierz rzeczy, których naprawdę potrzebujesz do pracy i które pasują do opisu działalności z wniosku. Do każdej przygotuj źródło ceny (koszyk albo proformę), tak samo jak do reszty specyfikacji.

Jak to wygląda przy konkretnej branży, pokazałam na przykładzie mechanika, który kupuje podnośnik, stację do klimatyzacji i używane maszyny, we wpisie Dotacja na warsztat samochodowy: co kupisz, a czego urząd nie sfinansuje.

Uważaj na pozycje, które urząd może uznać za „nie sprzęt”, takie jak literatura fachowa. Lista wydatków w rozporządzeniu jest otwarta („w szczególności”, § 2 ust. 3 pkt 9) i obejmuje zakup towarów, więc książka formalnie się w niej mieści. O tym, czy ją zaakceptuje, decyduje jednak urząd, według swojego regulaminu i tego, czy widzi jej związek z działalnością. Jeśli regulamin tego nie rozstrzyga, zapytaj urzędnika prowadzącego wniosek, zanim zostawisz książkę w specyfikacji.

Kwota wnioskowana a suma specyfikacji: dlaczego co do grosza, a nie do limitu?

Specyfikacja to lista wydatków, które opłacisz z dofinansowania (§ 2 ust. 3 pkt 9 rozporządzenia), więc kwota wnioskowana powinna się z nią zgadzać, także w groszach. Kusi, żeby zaokrąglić ją w górę do limitu z naboru, „bo i tak się wyda”. Nie rób tego.

Kwota wyższa niż suma specyfikacji nie zgadza się z kalkulacją kosztów, więc urząd najpewniej wezwie Cię do kolejnej poprawki. A gdyby nawet przeszła, pieniądze, których nie wydasz, zwracasz w ciągu 7 dni od złożenia rozliczenia (art. 151 ust. 1 pkt 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz § 4 ust. 7 rozporządzenia). Wydać je na coś spoza specyfikacji możesz tylko za zgodą urzędu (§ 4 ust. 6).

Jeśli suma specyfikacji jest o kilkadziesiąt złotych niższa od limitu, to po prostu wnioskujesz o mniej, a reszta limitu zostaje w urzędzie. Środki własne mogą wtedy wynosić zero, o ile regulamin Twojego urzędu nie wymaga wkładu własnego ani nie daje za niego punktów w ocenie. Jeśli daje, wyzerowanie wkładu w korekcie może obniżyć ocenę wniosku. Górną granicę dofinansowania wyznacza ustawa (6-krotność przeciętnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu zawarcia umowy, art. 147 ust. 1), a urząd podaje swoją kwotę maksymalną w ogłoszeniu naboru.

Czy Twój urząd wymaga wkładu własnego, ile procent i od jakiej kwoty, opisałam we wpisie Wkład własny do dotacji z urzędu pracy: próg ustala urząd, nie ustawa.

Jak oddać korektę wniosku, żeby nie zrobić nowych błędów?

Zmiana jednej kwoty rzadko kończy się na jednym miejscu. Zanim cokolwiek poprawisz, przejdź wniosek od góry do dołu i zaznacz wszystkie punkty, w których pojawia się kwota albo suma.

Poprawiasz tylko te miejsca. Części opisowe, w których kwoty nie ma, na przykład opis planowanej działalności, Twoje doświadczenie czy analizę mocnych i słabych stron (jeśli Twój urząd o nią prosi), zostawiasz bez zmian. Każda niepotrzebna zmiana to nowe miejsce na pomyłkę.

Pomaga ściąga „było → jest”: krótka tabelka dla Ciebie ze starą i nową wartością każdego poprawionego pola, z poprawkami zaznaczonymi kolorem. Ściąga i kolory są tylko dla Ciebie, do druku urzędu ich nie przepisujesz. Na koniec dodaj jeszcze raz wszystkie wiersze specyfikacji i sprawdź, czy wynik zgadza się z kwotą wnioskowaną co do grosza.

Pilnuj terminu z wezwania. Jeśli go przekroczysz, urząd zostawi wniosek bez rozpoznania, czyli w ogóle się nim nie zajmie (§ 3 ust. 4 rozporządzenia). Na pisemną odpowiedź, czy uwzględnia wniosek, urząd ma 30 dni od złożenia kompletnego wniosku (§ 3 ust. 5), a po wezwaniu kompletny jest zwykle dopiero wniosek z Twoją korektą.

Gdy w wezwaniu albo w rozmowie z urzędem pojawia się też zabezpieczenie dotacji, sprawdź, czy Twój kandydat na poręczyciela spełnia warunki. Opisałam je we wpisie poręczyciel do dotacji z urzędu pracy - warunki na przykładzie Zasad PUP.

Najczęstsze pytania o poprawę wniosku o dofinansowanie z urzędu pracy

Pamiętaj: za błąd rachunkowy urząd najpierw wzywa do poprawy, a nie od razu odrzuca wniosek. Dobrze policzona korekta zamyka wezwanie za pierwszym razem. Źle policzona może skończyć się kolejnym wezwaniem albo odmową. Jeśli chcesz, żeby ktoś przeliczył specyfikację i poprawił wniosek za Ciebie, zobacz, jak pomagamy przy dotacjach z PUP (powiatowego urzędu pracy) na otwarcie działalności gospodarczej. A jeśli dopiero czekasz na nabór, przeczytaj, jak zdążyć, gdy nabór na dotację zamyka się po niespełna 3 godzinach.